Huishoudelijk Regelement

Huishoudelijk regelement Stichting “Het komt goed”

Algemene bepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

De stichting: “Het komt goed”, gevestigd te Bergen op Zoom ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95504184
De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 11-11-2024 bij notaris Patricia Harrison van het notariskantoor Aqte te Bergen op Zoom.
Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in de statuten.
Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

Beleid

Het beleid is vastgesteld in een beleidsplan.

Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien.
Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd.
Het beleidsplan bevat (dan wel wordt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegroting.

Taken en bevoegdheden van bestuur

Het bestuur:

Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting
Neemt bestuursbesluiten
Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen
Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten.
Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur.
Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
Een bestuurslid kan geroyeerd worden als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
Een bestuurslid kan worden geroyeerd worden als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van de uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die in het buitenland woonachtig zijn en vanwege hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten. Tenzij de statuten anders voorschrijven kan een bestuurslid niet worden geroyeerd nadat deze hierop in de gelegenheid is gesteld om mondeling of schriftelijk zijn/haar zienswijze kenbaar te maken.
Het lid dat met royement wordt bedreigd ontvangt een schriftelijke mededeling met daarin opgenomen een gemotiveerd voornemen tot royement, alsmede de uitnodiging om hierover zijn/haar zienswijze te komen uiten. Over de voordracht tot royement wordt door de overige bestuursleden gestemd. Enkel indien de overige bestuursleden unaniem voor het voorstel tot royement stemmen, kan hiertoe worden besloten.

De voorzitter:

Heeft algemene leiding van de stichting.
Vertegenwoordigd de stichting naar buiten toe.
Geeft leiding aan het bestuur.
Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.
Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering.
Ziet erop toe dat de beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk regelement.
Ziet erop toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit nodig is.

De penningmeester:

Is het eerste aanspreekpunt in het bestuur met betrekking tot alle financiële aspecten.
Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
Voert de financiële administratie
Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
Stelt financiële overzichten op;
Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag.
Beheert de kas, en de bankrekening.
Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
Beslist zelfstandig over uitgaven tot 1000 euro

De secretaris:

Neemt kennis van en behandelt de officiële stukken, schakelt waar nodig andere bestuursleden in en verzorgt de daaruit voorvloeiende correspondentie
Archiveert alle relevante documenten.
Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: de datum en plaats van de vergadering, de aanwezige en afwezige bestuursleden, de verleende volmachten, de genomen besluiten.
Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website;
Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
Draagt de verantwoordelijkheid van de website en bewaking van de privacy van persoonsgegevens.

Bestuursbesluiten

Het bestuur:

Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die niet uitgesteld kunnen worden en stellen de overige bestuursleden per omgaande op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
Neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering.
Neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk

regelement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd

en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt

gerekend dat het voorstel is aangenomen

Neemt besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet

geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt.

Als de stemmen staken, dan is het voorstel verworpen.

Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot

Frequentie vergaderingen

Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Vergaderingen

Geldigheid:

Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.

Agenda:

Bestuur kan tot 2 weken voor de vergadering agendapunten aanleveren.
Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
Vergaderingen worden afgewerkt volgens de agenda, maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de agenda op. De secretaris mailt de agenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering door.
Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
Vergaderingen worden de vergadering afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

Notulen vergaderingen:

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteitenoverzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website gepubliceerd.
Eventueel kan het bestuur bepalen dat gedeelten van de notulen wegens zwaarwichtige redenen buiten publicatie (via de website) worden gehouden.

Inbreng tijdens de vergadering:

Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering.
Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing.
Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een ander later vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijke verleende volmacht, die bij de aanvraag van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van de vergadering.

Slotbepalingen

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk

reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.

Tenzij de statuten anders bepalen is het bestuur bevoegd om dit

huishoudelijke reglement te wijzigen

Geïnteresseerden kunnen op verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement ontvangen. Indien de secretaris zwaarwichtige reden ziet om dit verzoek te weigeren, zal hij dit gemotiveerd kenbaar maken en in de eerstvolgende vergadering verslag van doen.

Donaties en Declaraties

Grotere donaties, meerjarige schenkingen bij testament kunnen worden geaccepteerd door de notaris van de stichting. Deze is hiertoe bij akte gemachtigd.
Grote en/of meerjarige donaties worden indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel.
Kleine eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting.
Donateur die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie wordt bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wordt uiterlijk binnen drie werkdagen op de bankrekening van de stichting gestort.
Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker: het dient tot een minimum beperkt te blijven, slechts tot hetgeen nodig is voor continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders. In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruiken en/of goede verwijdering ervan (dan wel enige andere voorwaarden schriftelijk moeten accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen.
Bestuursleden zijn gerechtigd privé voorgeschoten uitgaven te declareren.
Alle inkomsten (subsidies en schenkingen) worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting
Het beleidsplan bepaalt de kaders voor eventuele reserveringen voor volgende jaren.
Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren of zich op andere wijzen voor hun inspanning en/of tijdsbesteding te laten compenser

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van de Stichting op 16 november 2024

Te: Bergen op Zoom

Namens het bestuur van de stichting:

De voorzitter: De Penningmeester De secretaris:

M.J.M.P.I Hermans B.A.J Hermans C.A.J. Hermans-Franken

Mirte Hermans Boudewijn Hermans Corina Hermans